Cliëntenonderzoek en Meldingsplicht
Op de werkzaamheden die Notariaat Westerwolde verricht is, net als op andere onafhankelijke beroepsbeoefenaren, de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) van toepassing. Wij zijn op grond van die wet verplicht om cliëntenonderzoek te doen en eventuele vermoedens van witwassen of financieren van terrorisme te melden. Diensten op het gebied van vastgoed en ondernemingsrecht vallen over het algemeen onder de Wwft. Ook bij personen- en familierecht kan de Wwft van toepassing zijn, bijvoorbeeld als de notaris ook fiscaal advies geeft.
Onderzoek
Schakelt u Notariaat Westerwolde in dan zijn wij er aan gehouden dat u zich – de eerste keer – persoonlijk laat identificeren met een geldig identiteitsbewijs, zoals paspoort, rijbewijs, identiteitskaart of vreemdelingendocument. Als wij van oordeel zijn dat een bepaalde cliënt of transactie grote(re) risico's meebrengt, dan zijn wij verplicht om verder onderzoek te doen. Bijvoorbeeld bij politieke prominenten.
UBO
De identiteit van een rechtspersoon als cliënt, zoals een bv, een nv of een stichting, kan worden vastgesteld aan de hand van een uittreksel uit het handelsregister. Dit kan zowel een uittreksel in fysieke vorm zijn als een uittreksel in elektronische vorm dat door de notaris zelf wordt aangevraagd. Ook alle personen die de uiteindelijke eigenaar zijn van of zeggenschap hebben over een cliënt-rechtspersoon moeten bekend zijn bij de notaris en hun identiteit desgewenst laten controleren. Deze personen worden ook wel UBO’s genoemd, oftewel ultimate beneficial owners (uiteindelijk belanghebbenden). Iedere rechtspersoon heeft ten minste één UBO, maar kan ook meerdere UBO’s hebben. Een UBO is altijd een natuurlijke persoon. Als er geen “echte” UBO is of als er enige twijfel is of de achterhaalde persoon de UBO is, worden alle natuurlijke personen die behoren tot het hoger leidinggevend personeel van de cliënt-rechtspersoon aangemerkt als pseudo-UBO’s (bijvoorbeeld alle statutaire bestuurders van een bv). Voor andere juridische entiteiten als cliënt, zoals een maatschap of een cv, gelden vergelijkbare regels. Ook hier geldt dat wij nader onderzoek moet doen, als wij een verhoogd risico inschatten.
UBO-Register
Als de cliënt een rechtspersoon of andere juridische entiteit is, moet de notaris het UBO-register raadplegen om vast te stellen of de UBO’s van de cliënt hierin zijn opgenomen. Het UBO-register is een register waarin bijna alle Nederlandse rechtspersonen en andere juridische entiteiten hun UBO’s moeten registreren. Het UBO-register is onderdeel van het handelsregister van de Kamer van Koophandel. Een deel van de gegevens in het UBO-register is openbaar.
Notariaat Westerwolde kan haar dienstverlening opschorten totdat in een voorkomend geval het UBO-register op de juiste wijze is bijgewerkt.
Meldingsplicht
Zodra wij vermoeden dat transacties of voorgenomen transacties te maken kunnen hebben met witwaspraktijken of financieren van terrorisme, zijn wij verplicht dit te melden bij het Meldportaal voor Ongebruikelijke Transacties van de Financial Intelligence Unit – Nederland (FIU) in Zoetermeer. Wij mogen op grond van de wet de betreffende cliënten niet (vooraf) over de melding informeren.
CONTANTE BEDRAGEN/STORTINGEN BIJ NOTARIS
Notarissen mogen op basis van hun beroepsregels geen contante bedragen aannemen of uitbetalen boven € 2.500. Op grond van de Wwft geldt voor de notaris de verplichting contante betalingen van € 10.000 of meer te melden bij de FIU-Nederland. De meldplicht geldt ook als de cliënt de contanten op een rekening van de notaris stort. Door de cliënt voorgenomen contante betalingen aan de notaris of gewenste uitbetalingen van € 10.000 of meer die niet worden uitgevoerd, moeten ook gemeld worden.
GEEN MELDINGSPLICHT
De wet is niet van toepassing op familie- en erfrechtelijke zaken. Alleen bij het verzorgen van eenvoudige aangiften Inkomsten belasting en aangiften Erfbelasting hebben wij in geval van ongebruikelijke transacties wel een meldingsplicht.
De notaris heeft ook geen meldplicht als een ongebruikelijke transactie (of voorgenomen ongebruikelijke transactie) in een oriënterende bespreking ter sprake komt. Cliënten kunnen dan alles vrij met de notaris bespreken. De wettelijke meldplicht geldt vanaf het moment dat de notaris een zaak daadwerkelijk in behandeling neemt en het duidelijk is dat de gevraagde transactie onder de Wwft valt.
